مدیریت زمان در 5 دقیقه
عمر را باید رفو با کار کرد
وقت کم را با عمل، بسیار کرد
ارزشمندترین سرمایه آدمی وقت است لذا بایسته است که بیشترین وسواس در خرج و مصرف آن به عمل آید.تقریباً همه ما علیرغم اذعان زبانی به ارزش وقت، در عمل قدر آن را نمی‌دانیم و این گوهر گران‌بها را به‌سادگی تباه می‌کنیم. کسی که حاضر نیست یک ریال خود را به دیگری ببخشد در بخشیدن وقت کاملاً سخاوتمندانه عمل می‌کند و ساعت‌ها پایه گفتگوهای بیهوده و سرگرمی‌های بی‌ارزش می‌شود. گرچه ارزش وقت با پول قابل قیاس نیست اما حداقل این است که با وقتمان نیز مانند پولمان رفتار کنیم و برای هر کسی و هر چیزی آن را به هدر ندهیم.
بدیهی است که مدیریت زمان تنها از جنس دانستن نیست و مجموعه‌ای از باورها، تکنیک‌ها و عادت‌ها لازم‌اند تا مدیریت بهینه زمان ممکن گردد. آنچه مدیریت زمان را الزامی می‌کند این است که کارهای جهان نامحدودند و زمان ما محدود، لذا باید دست به گزینش بزنیم و ضروری‌ترین و مهم‌ترین کارها را به شکلی انجام دهیم که از وقت محدود، حداکثر استفاده را کرده باشیم. پس اولین نکته در این بحث تعیین اولویت‌هاست و دست رد زدن به سینه کارهایی که هرچند موردعلاقه و شاید لازم هستند اما در قایق کوچک عمر ما نمی‌گنجند. پس‌ازآن باید با ابزارها و تکنیک‌هایی آشنا شویم که ما را در استفاده بهینه از وقت یاری می‌کنند و در مرحله بعد ایجاد عادت‌هایی که ما را به عمل به دانسته‌ها مقید می‌سازند.
مدیریت زمان علاوه بر اینکه ما را موفق به استفاده بهینه از وقت می‌کند اثرات جانبی دیگری هم دارد. احساس تسلط بر اوضاع و کاهش اضطراب از آثار جانبی مدیریت زمان است.
تعیین اولویت‌ها
اولویت‌های هر کسی با ارزش‌های وی مرتبط است. یک مدل ساده برای تعیین اولویت‌ها موسوم به ماتریس آیزنهاور است. بر اساس این ماتریس، کارهایی که باید انجام شوند بر اساس دو ملاک فوریت و اهمیت طبقه‌بندی می‌شوند و درنتیجه یک جدول چهارقسمتی به شرح ذیل به وجود می‌آید:
| 1. اهمیت زیاد/ فوریت زیاد | 2. اهمیت زیاد/ فوریت کم |
| 3. اهمیت کم/ فوریت زیاد | 4. اهمیت کم/ فوریت کم |
- کارهایی که اهمیت زیاد و فوریت زیاد دارند باید در اولویت یک قرار گیرند و در اسرع وقت انجام شوند.
- کارهای با اهمیت زیاد و فوریت کم باید مهم‌ترین قسمت کار شما باشد. اینجا منطقه‌ای است که باید کارهای عمیق و اساسی انجام شوند.
- کارهای با اهمیت کم و فوریت کم را حتی‌الامکان واگذار و برون‌سپاری کنید.
- کارهای کم‌اهمیت و بدون فوریت را هم حتی‌الامکان حذف نمایید.
اصل پارتو را در نظر داشته باشید، این اصل می‌گوید 80 درصد نتایج دلخواه توسط بیست درصد از کارها انجام می‌شود؛ به‌عنوان‌مثال اگر شما کسب‌وکاری داشته باشید، 80 درصد سود شما از محل خرید 20 درصد از مشتریان به دست می‌آید. این اصل به شما کمک می‌کند که تمرکز را در جایی بگذارید که بیشترین نتیجه عاید می‌گردد.
توصیه‌ها و ابزارها
- برنامه زمانی برای انجام کارهایتان به‌صورت سالانه ماهانه و روزانه داشته باشید. برنامه باید با شرح جزئیات و مکتوب باشد.
- در هر زمان فقط یک کار انجام دهید. انجام هم‌زمان چند کار مانع تمرکز لازم جهت کارِ عمیق می‌شود و کارآیی شما را کاهش می‌دهد. وقتی از یک کار به کار دیگر منتقل می‌شوید بخشی از توان و ظرفیت فکری شما هنوز در کار قبلی جا مانده و لذا با تمام توان نمی‌توانید کار دوم را انجام بدهید. به‌عنوان‌مثال اگر شما در حال مطالعه کتاب هستید و هم‌زمان مجبور به پاسخگویی تلفن هم باشید هر بار که تلفن را جواب می‌دهید رشته افکار شما گسسته شده و وقتی به مطالعه بازمی‌گردید مدتی زمان میبرد تا دوباره بتوانید به نقطه ترک مطالعه برسید. به‌عبارت‌دیگر اگر کار الف را به‌طور متمرکز بتوانید در یک ساعت و کار ب را هم در 2 ساعت به پایان برسانید وقتی بخواهید هم‌زمان این دو را پیش ببرید زمانی را که باید صرف کنید بسیار بیشتر از مجموع زمانی خواهد بود که برای تک‌تک آن‌ها نیاز است و مثلاً به‌جای 3 ساعت باید 4 ساعت وقت صرف کنید.
- شرایط کار را طوری فراهم کنید که عوامل مزاحم و مداخله‌گر کمترین اثر را بتوانند داشته باشند؛ به‌عنوان‌مثال تلفن و تلویزیون را خاموش کرده و به دیگران نیز سفارش کنید که در زمان کار مزاحم شما نشوند.
- در پایان روز فهرست کار فردا را بنویسید.
- به محیط و فعالیت خود نظم ببخشید. منظم بودن شما را از دوباره‌کاری و جستجوی چیزهای گم‌شده نجات می‌دهد و موجب صرفه‌جویی در وقت می‌شود.
- از نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌ها برای مدیریت کارهای خود استفاده کنید. برنامه‌های بسیاری برای این منظور تدارک دیده شده‌اند که با توجه به جمیع جهات فعلاً برنامه وان نوت onenote را توصیه می‌کنم. این برنامه یکی از برنامه‌های زیرمجموعه آفیس است که به‌طور رایگان در دسترس است.
- کارِ بدونِ وقفه راندمان را کاهش می‌دهد، پس استراحت و تفریح را هم جزئی از فرایند انجام کارها و مدیریت زمان بدانید.
- هر کاری را که می‌توانید، به دیگری تفویض یا برون‌سپاری کنید، شاید دیگری نتواند کار را به‌خوبی خودتان انجام دهد اما در بیشتر مواقع حتی اگر کیفیت و کمیت کار 70 درصد مانند کار انجام‌شده توسط خودتان باشد، کفایت می‌کند. تنها به سراغ کارهایی بروید که هیچ‌کس دیگر به‌جز شما قادر به انجام آن نیست.
- فهرستی برای کارهایی که نباید انجام بدهید هم داشته باشید تا هر وقت ناخودآگاه به طرف انجام آن کارها رفتید ممنوع بودن آن را به شما یادآوری کند.
- هدف را پیش چشم داشته باشید تا بیراهه نروید. اگر هدف شما در انجام یک کار کسب درآمد است باید چشمتان به درآمد باشد نه اینکه چقدر برای شما شهرت یا سرگرمی فراهم می‌کند.
- قورباغه یا پشه؟ برخی معتقدند که باید کار سخت را اول انجام داد و بعد سراغ کارهای آسان‌تر رفت، لذا به تعبیر برایان تریسی قورباغه بزرگ و زشت را باید اول قورت داد. برخی دیگر می‌گویند در مواردی این طرز تفکر ممکن است به مشکل بخورد، بنابراین بهتر است از کارهای کوچک شروع کنیم تا بازخورد مثبت آن‌ها ما را در انجام کار بزرگ یاری کند. شما هم خوب است از این نکته آگاه باشید اما انتخاب قورباغه یا پشه به عوامل زیادی بستگی دارد که هر فرد در هر مورد باید به‌طور جداگانه تصمیم بگیرد.
- در فواصل زمانی مشخص روند کار را ارزیابی کنید و نیک و بد آن را در نظر آورید و در صورت لزوم اقدام اصلاحی به عمل آورید.
- در مورد کارهای بزرگ برای غلبه بر فشار روانی، آن را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید. اگر قرار باشد تمام کارهایی را که یک تایپیست باید در طول دوره استخدام انجام دهد جلوی چشمش قرار دهید بی‌شک وحشت خواهد کرد اما اینکه هر ساعت مقدار مشخصی کار به او بدهید سبب می‌شود که آن فشار روانی ایجاد نشود.
چک‌لیست مدیریت زمان
این چک‌لیست برای این است که نکته مهمی را در مدیریت زمان از قلم نیندازید و برحسب شرایط می‌توانید آیتم‌هایی را به آن بیفزایید و یا کم کنید
| 1 | آیا اولویت‌های کاری خود را تعیین کرده‌ام؟ | |
| 2 | آیا حتی‌الامکان مقید هستم که در هر زمان فقط بر روی یک کار متمرکز باشم و از انجام هم‌زمان کارها اجتناب کنم؟ | |
| 3 | آیا برنامه فعالیت خود را به‌صورت سالانه، ماهانه و روزانه تنظیم کرده‌ام؟ | |
| 4 | آیا حتی‌الامکان نسبت به واگذاری کارهای غیرلازم به دیگران اقدام کرده‌ام؟ | |
| 5 | آیا عوامل مزاحم و حواس‌پرت کن را از محیط کار خود حذف می‌کنم؟ | |
| 6 | آیا در پایان روز فهرست کارهایی را که باید فردا انجام دهم می‌نویسم؟ | |
| 7 | آیا اوقات مناسبی را جهت استراحت در فواصل کاری در نظر گرفته‌ام؟ | |
| 8 | آیا فهرستی برای کارهای ممنوعه (مانند اتلاف وقت با تلویزیون، فضاهای مجازی و …) دارم؟ | |
| 9 | آیا کارهای بزرگ را جهت سهولت انجام و ارزیابی به اجزای کوچک تقسیم می‌کنم؟ | |
| 10 | آیا در فواصل زمانی معین میزان موفقیت خود را در مدیریت زمان ارزیابی می‌کنم؟ |